2016年會計從業資格考試《會計電算化》高頻考點速記第四章

第四章電子表格軟體在會計中的應用

第一節電子表格軟體概述

一.常用的電子表格軟體

電子表格，又稱電子資料表，是指由特定軟體製作而成的，用於模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS作業系統下常用的電子表格軟體主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac作業系統下則有蘋果的Numbers.該軟體同時可用於iPad等手持裝置。此外，還有專業電子表格軟體如LotusNotes、第三方電子表格軟體如FormulaOne等。

微軟的Excel軟體(以下簡稱Excel)是美國微軟公司研製的辦公自動化軟體0FFICE的重要組成部分，目前已經廣泛應

用幹會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。

二.電子表格軟體的主要功能

電子表格軟體的主要功能有：

(1)建立工作簿，(2)管理資料，(3)實現資料網上共享，(4)製作圖表。(5)開發應用系統。

(一)建立工作簿

Excel啟動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿檔案，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在螢幕上顯示出來的預設由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Excel儲存和處理資料的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字元。

在Excel2003中，每個工作簿預設含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中，每個工作簿預設含有l張工作表，該工作表由l048576行和l6384列組成。預設的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當新增。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機記憶體大小的限制。

(二)管理資料

使用者通過Excel不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入，儲存資料，編制銷量統計表、科目彙總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數資料處理業務所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的資料進行檢索、排序、篩選、分類、彙總等操作，還可以運用運算公式和內建函式，對資料進行復雜的運算和分析。

(三)實現資料網上共享

通過Excel，使用者可以建立超級連結，獲取區域網或網際網路上的共享資料，也可將自己的工作簿設定成共享檔案，儲存在網際網路的共享網站中，讓世界上任何位置的網際網路使用者共享工作簿檔案。

(四)製作圖表

Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表嚮導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組資料改變成不同型別的圖表，以便直觀地展示資料之間的複雜關係。不僅能夠任意編輯圖表中的標題、座標軸、網路線、圖例、資料標誌、背景等各種物件，而且可以在圖表中新增文字、圖形、影象和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。(五)開發應用系統

Excel自帶VBA巨集語言，使用者可以根據這些巨集語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Excel的功能。

三.Excel軟體的啟動與退出

(一)Excel軟體的啟動

通常可以採用下列方法啟動Excel軟體：

1.點選“開始”選單中列示的Excel快捷命令通過。開始”選單可啟動Excel軟體，同時建立一個新的文件，該文件在Excel軟體中被預設為工作簿。啟動Excel後建立的第一個空白工作簿的預設名和副檔名，在Excel2003中分別預設為“Bookl”和。.xls”(在Excel2013中則分別為“工作簿1”和“.xlsx”)，但也可以另存為其他名字和型別的檔案。2.點選桌面或工作列中Excel的快捷方式圖示

這種方法的前提是桌面或工作列中已經建立Excel快捷方式圖示。

3.通過。執行”對話方塊啟動Excel軟體

相關操作完成後，Excel啟動，同時建立一個新的空白工作簿。

4.開啟現成的ExceI檔案

直接點選現成的Excel檔案，通過開啟該檔案來啟動Excel軟體。

(二)Excel軟體的退出

通常可以採用下列方法退出Excel軟體：

1.點選標題欄最右邊的關閉按鈕

點選標題欄最右邊的關閉按鈕“X”後，Excel軟體將被退出。

2.點選。關閉視窗”或“關閉所有視窗"命令

右鍵單擊工作列中的Excel圖示，開啟選單選項，點選“關閉視窗”命令可退出Excel檔案。檔案被關閉後，Excel軟體也隨之退出。

3.按擊快捷鍵“AIt+F4”

按擊“Alt+F4”鍵後，Excel軟體將被退出。

以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被儲存，將出現提示是否儲存的對話方塊。

需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿檔案在執行，以上操作方法執行的結果將是游標所在的檔案被關閉，其他處於開啟狀態的Excel檔案仍在執行，Excel軟體並未退出。只有這些檔案均被關閉後，Excel軟體才能退出。

四.Excel軟體的使用者介面

Excel軟體啟動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者開啟一個現有的工作簿，並在螢幕上呈現一個最大化的工作簿視窗(簡稱視窗)。這一視窗是使用者操作Excel軟體的重要平臺，被稱為預設的使用者介面。

Excel軟體的預設使用者介面因版本不同而有所區別。其中，Excel2003及以下版本的預設使用者介面基本相同，由標題欄、選單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態列和任務窗格等要素組成，Excel2(K)7及以上版本的預設使用者介面基本相同，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態列等要素組成·

(一)標題欄

標題欄位於視窗的最上方，依次列示Excel軟體的圖示、文件的標題和控制Excel視窗的按鈕·

(二)選單欄

Excel2003的選單欄預設位於標題欄的下方.但可移動到視窗的其他適當位置，包含。檔案”、“編輯”、“檢視”、“插入”、“格式”、。工具”、“資料”、“視窗”和“幫助”等9個預設的選單項，包括Excel的全部操作命令，每一選單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關的命令選項。命令後面帶有“…”的，表示選擇了這一命令後將開啟該命令的對話方塊，命令後面帶有“卜一的，表示該選項後面帶有一個子選單。

(三)工具欄

工具欄預設位於選單欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，它由一系列與選單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。

使用者不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在視窗中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

(四)編輯區

編輯區預設位於工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕確認輸入按鈕、插入函式按鈕和編輯欄構成，用來顯示當前單元格名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的資料或公式。

(五)工作表區

工作表區預設位於編輯區的下方，是Excel檔案用於儲存和處理資料的專門區域，由工作表、工作表標籤、標籤滾動按鈕、滾動條頜滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

(六)狀態列

狀態列預設位於視窗底部，可以顯示各種狀態資訊，如單兀格模式、功能鍵的開關狀態等。

(七)任務窗格

任務窗格預設位於Excel視窗的右邊，但可移動到視窗的其他適當位置，用於集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括。“開始工作”、“幫助”、“搜尋結果”、“剪貼畫”、“資訊檢索”、“剪貼簿”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文件更新”和’XML源”等11個任務窗格。

(八)功能區

功能區是由一系列在功能上具有較強相關性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標籤予以標識，使用者可以根據需要完成的操作，快速找到和呼叫包含當前所需命令的功能區。

Excel2013預設的選項卡標籤有“開始”、“插入”、“頁面佈局"、“公式”、“資料”、“審閱”、“檢視”、“開發工具”，排列在標題欄

的下方。此外，使用者還可以通過“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標籤，其下方將出現一個以平鋪方式展開的“帶形功能區”，它由若干個功能相關的組和命令所組成。

功能區的優勢主要在於，它將通常需要使用選單、工具欄、任務窗格和其他使用者介面元件才能顯示的任務或入口點集中在一起，便於在同一位置查詢和呼叫功能相關的命令。

五.Excel檔案的管理

Excel檔案的管理主要包括新建、儲存、關閉、開啟、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Excel檔案的新建與儲存

1.Excel檔案的新建：單擊“開始”選單中列示的Excel快捷命令、桌面或工作列中Excel的快捷方式圖示或者通過“執行”對話方塊等方式啟動Excel軟體的，系統將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板後，新的空白工作簿視窗將在螢幕上呈現出來，並在標題欄中顯示預設的檔名。

以開啟現成Excel檔案方式啟動Excel軟體的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵;(2)開啟“檔案”選單，點選“新建”選單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點選工具欄中的“新建”按鈕(Excel2003為常用工具欄，Excel2013為快速訪問工具欄)。

2.Excel檔案的儲存：為了繼續使用新建的Excel檔案，應當以合適的名稱和型別將Excel檔案儲存在適當的位置。Excel檔案在編輯修改完畢或退出Excel軟體之前，均應進行儲存。儲存Excel檔案的常用方法包括：

(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行儲存。

通過按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進行儲存。對於之前已譬儲存過的檔案，按擊快捷鍵。“Ctrl+S”鍵後，將直接儲存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話方塊。

(3)通過單擊常用工具欄(適用於Excel2003)或快速訪問工具欄(適用於Excel2013)中的。儲存”或“另存為”按鈕進行儲存。

(4)通過“檔案”選單(或Excel2003“工具欄一選單)

中的“儲存”或“另存為”命令進行儲存。

為了避免Excel軟體意外中止而丟失大量尚未儲存的資訊，系統通常會預設儲存自動恢復資訊的時間間隔，這一時間間隔還司以自定義。

(二)Excel檔案的關閉與開啟

1·Excel檔案的關閉：Excel軟體退出前必須關閉開啟的檔案，因此，也可以採用前述三種Excel軟體的退出方法來關閉處於開啟狀態的檔案。此外，還可採用以下方法來關閉處於開啟狀態的Excel檔案：

(1)點選“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。

.Excel2013中由於沒有。工具欄”選單，但可點選快速訪問工具欄中的“關閉”按鈕。

(2)點選“檔案”選單中的“關閉”命令。(3)按擊快捷鍵。Ctrl+F4”。

上述三種方法關閉的均是當前檔案，其他處於開啟狀態的Excel檔案仍處於開啟狀態，Excel軟體仍在執行，並可通過按擊"Ctrl+N”鍵等方式建立新工作簿。

2.Excel檔案的開啟

開啟Excel檔案的方法主要有：(1)通過直接點選ExceI

檔案開啟。(2)通過快捷選單中“開啟”命令開啟。(3)通過Excd“檔案”選單中的“開啟”命令進行開啟。(4)通過常用工具欄(適用於Excel2003)或快速訪問工具欄(適用於Excel2013)中的“開啟一按鈕進行開啟。(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl+0”(字母0的按鍵)進行開啟。

(三)Excel檔案的保密與備份

1.Excel檔案的保密：對於設定了開啟許可權密碼的Excel檔案，只有輸入正確的密碼才能開啟。對於設定了修改許可權密碼的Excel檔案，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式開啟。

2.Excel檔案的備份：Excel軟體根據原檔案自動建立備份檔案的名稱為原檔名後加上“的備份”字樣，圖示與原檔案不同。

(四)Excel檔案的修改與刪除

1.Excd檔案的修改通常在已開啟的Excel檔案中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。

2.Excel檔案的刪除：

(1)選中要刪除的Excel檔案，按擊“Delete”鍵進行刪除。(2)滑鼠右鍵點選要刪除的Excel檔案，詵檉刪除命令。

第二節資料的輸入與編輯

一.資料的輸入

(一)資料的手工錄入

Excel中，資料的輸入和修改都在當前單元格或者對應的編輯欄中進行。Excel檔案開啟後，所有單元格均預設處於就緒狀態，等待資料的輸入。

1.在單個單元格中錄入資料

選定目標單元格，錄入所需的數字或文字。

2·在單張工作表的多個單元格中快速錄入完全相同的資料選定單元格區域，在當前活動單元格或者對應的編輯欄中錄入所需的數字或文字，通過組合鍵“Ctrl+Enter”確認錄入的內容。

3·在單張工作表的多個單元格中快速錄入部分相同的資料相關設定完成後，在相應的單元格輸入資料時，只需要輸人不重複的數字部分，系統會在輸人的數字前自動加上重複部分。4·在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的資料

可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標單元格，如同按照在單個單元格中錄人資料的方法錄入相關資料;在一個單元格l夏域，如同按照在單張工作表的多個單元格中錄人相同資料的方琺錄入相關資料。完成資料錄入後，可採用以下方法取消工作組：

(1)單擊所在工作簿中共他未被選中的工作表標籤(即組外工作表標籤)，如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動工作表以外的任意一個工作表標籤.

(2)指向該工作簿任意一個工作表標籤，單擊右鍵，從彈出的快捷選單中選定“取消成組工作表”。

(二)單元格資料的快速填充1.相同資料的填充

某單元格的內容需要複製到其他單元格時，通常可點選該單元格右下角的填充柄，滑鼠箭頭隨之變為黑十字形，按住鼠

標左鍵向上下左右的任一方向拖動，然後鬆開滑鼠左鍵，該單元格的內容即被填充到相關單元格。

2.序列的填充

序列是指按照某種規律排列的一列資料，如等差數列、等比數列等。使用填充柄可自動根據已填入的資料填充序列的其他資料。使用填充序列的操作步驟是：

(1)在需要輸入序列的第一個單元格中輸入序列第一個數或文字內容，‘緊接第二個單元格輸入序列第二個數或文字內容;(2)選中上述兩個單元格，點選第二個單元格右下角的填充柄，按住滑鼠左鍵拖動，在適當的位置釋放滑鼠，拖過的單元格將會自動進行填充。

3.填充序列型別的指定

利用自動填充功能填充序列後，可以指定序列型別，如填充日期值時，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。拖動填充柄並釋放滑鼠時，滑鼠箭頭附近出現“自動填充選項”按鈕，單擊該按鈕開啟下拉選單以選擇填充序列的型別。

(三)匯入其他資料庫的資料

EXCEL可以獲取SQLServer、ACCESS等資料庫的資料，實現與小型資料庫管理系統的互動。

二、資料的編輯

(一)資料的複製和剪下

1.資料的複製和貼上。

Excel中，可以使用“貼上”命令貼上複製的內容，還可以使用“選擇性貼上”命令有選擇地貼上剪貼簿中的數值、格式、公式、批註等內容。

2.資料的剪下與貼上

資料的剪下與複製不同。資料複製後，原單元格中的資料仍然存在，目標單元格中同時還增加原單元格中的資料;資料剪下後，原單元格中資料不復存在，只在目標單元格中增加原單元格中的資料。

(二)資料的查詢和替換1.查詢和替換特定資料如果只需要查詢，單擊“查詢下一個”逐個查詢或單擊“查詢全部”一次性全文查詢，如果需要替換，單擊“替換”逐個替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。

2.選中包含公式的單元格

依次單擊“編輯”、“查詢和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。

3.替換格式

進行相應格式設定後單擊確定回到“查詢與替換”對話方塊，單擊“全部替換”即完成對內容和格式的批量替換。

三.資料的保護(一)保護工作簿Excel可以為重要的工作簿設定保護，限制進行相應的操作。

1.限制編輯許可權

工作簿被保護後所有的操作都不可進行。如果要撤銷保護工作簿，按設定保護工作簿的路徑選擇。保護工作簿”，輸入正確的密碼後可撤銷保護。

2.設定工作簿開啟許可權密碼

設定密碼完成後，當再次打開工作簿時需要輸入正確的密碼才能開啟。

(二)保護工作表

在Excel2013中，可以對工作表進行編輯許可權設定，限制他人對工作表的編輯許可權，如插入行、插入列等。取消許可權保護需輸入正確的密碼。

如果要撤銷保護工作表，按設定保護工作簿的路徑選擇“保護工作表”，正確輸入取消工作表保護時使用的密碼後可撤銷保護。

(三)鎖定單元格

鎖定單元格可以使單元格的內容不能被修改，使用。鎖定單元格”功能必須啟用保護工作表功能。

第三節公式與函式的應用

一.公式的應用

(一)公式的概念及其構成

公式是指由等號。=、運算體和運算子在單元格中按特定順序連線而成的運算表示式。運算體是指能夠運算的資料或者資料所在單元格的地址名稱、函式等，運算子是使Excel自動執行特定運算的符號。Excel中，運算子主要有四種類型：算術運算子、比較運算子、文字運算子和引用運算子。

Excel中，公式總是以等號“=”開始，以運算體結束，相鄰的兩個運算體之間必須使用能夠正確表達二者運算關係的運算子進行連線。即公式的完整表示式按以下方式依次構成：等號“第一個運算體、第一個運算子、第二個運算體，以下類推，直至最後一個運算體。

(二)公式的建立與修改

1.Excel中，建立公式的方式包括手動輸入和移動點選輸入。手動輸入公式時如有小圓括號，應注意其位置是否適當以及左括號是否與右括號相匹配。

當輸入的公式中含有其他單元格的數值時，為了避免重複輸入費時甚至出錯，還可以通過移動滑鼠去單擊擬輸人數值所在單元格的地址(即引用單元格的數值)來建立公式。

移動點選輸入數值所在單元格的地址後，單元格將處於。資料點模式”。

2.公式編輯和修改的方法有：

(1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內修改內容。

(2)選中公式所在的單元格，按下“F2”建後直接在單元格內更改內容。

(3)選中公式所在的單元格後單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應更改。

需注意的是，在編輯或者移動點選輸入公式時，不能隨便移動方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內游標移動之前的位置將自動輸入所移至單元格的地址名稱。

(三)公式的運算次序

對於只由一個運算子或者多個優先順序次相同的運算子(如既有加號又有減號)構成的公式，Excel將按照從左到右的順序自動進行智慧運算，但對於由多個優先順序次不同的運算子構成的公式.Excel則將自動按照公式中運算子優先順序次從高到低進行智慧運算。

為了改變運算優先順序，應將公式中需要最先計算的部分使用一對左右小圓括號括起來，但不能使用中括號。公式中左右小圓括號的對致超過一對時，Excel將自動按照從內向外的順序進行計算。

(四)公式運算結果的顯示

Excel根據公式自動進行智慧運算的結果預設顯示在該公

式所在的單元格里，編輯欄則相應顯示公式表示式的完整內容。該單元格處於編輯狀態時，單元格也將顯示等號。及其運算體和運算子，與所對應編輯欄顯示的內容相一致。

1檢視公式中某步驟的運算結果

單元格中預設顯示的運算結果是根據完整的公式表示式進行運算的結果，但可通過下述方法檢視公式中某步驟的運算結果：(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按。F2。鍵進入編輯狀態;

(2)選中公式中需要檢視其運算結果的運算體和運算子，按。F9”鍵後，被選中的內容將轉化為運算結果，該運算結果同時處於被選中狀態。

在運算結果處於被選中狀態下，如果按下確認鍵或者移動游標鍵，公式中參與運算的運算體和運算子將不復存在，而被該結果所替代，如果移動滑鼠去點選其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態切換成資料點狀態，公式所在單元格里同時顯示被選中單元格的地址或名稱。

(3)按下“Esc”鍵或者。Ctrl+Z”組合鍵(或單擊“撤消”按鈕)，運算結果將恢復為公式表示式的原來內容。

2.公式預設顯示方式的改變

為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過下述方法使單元格預設顯示完整的公式表示式，實現公式表示式與運算結果之間的便捷切換。

(1)在單元格顯示執行結果時，選中單元格，按下“Ctrl+“組合鍵或者點選“顯示公式”(適用於Excel 2013)選單命令，可切換為顯示公式內容。

(2)在單元格顯示公式內容時，選中單元格，按下“Ctrl+“組合鍵或者點選“顯示公式”(適用於Excel 2013)選單命令，或者點選“公式稽核模式”(適用於Ex∞l 2003)選單命令，可切換為顯示執行結果。

3.將公式運算結果轉換為數值

採用複製貼上的方法將公式原地複製後，進行選擇性貼上，但只貼上數值。

二，單元格的引用

單元格引用是指在不同單元格之間建立連結，以引用來自其他單元格的資料。引用的作用在於標識工作表上的單元格或單元格區域，並指明公式中所使用的資料的位置。

通過引用，可以在公式中使用工作表不同部分的資料，或者在多個公式中使用同一單元格的數值，常用的單元格引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種。此外還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其他應用程式中的資料。

(一)引用的型別

1.相對引用

如果公式使用的是相對引用，公式記憶的是源資料所在單元格與引用源資料的單元格的相對位置，當複製使用了相對引用的公式到別的單元格式，被貼上公式中的引用將自動更新，資料來源將指向與當前公式所在單元格位置相對應的單元格。在相對引用中，所引用的單元格地址的列座標和行座標前面沒有任何標示符號。Excel預設使用的單元格引用是相對引用。

2.絕對引用

如果公式使用的是絕對引用，公式記憶的是源資料所在單元格在工作表中的絕對位置，當複製使用了絕對引用的公式到

別的單元格式，被貼上公式中的引用不會更新，資料來源仍然指向原來的單元格。在絕對引用中，所引用的單元格地址的列座標和行座標前面分別加入標示符號“$”。如果要使複製公式時資料來源的位置不發生改變，應當使用絕對引用。

3.混合引用

混合引用是指所引用單元格地址的行標與列標中只有一個是相對的，可以發生變動，而另一個是絕對的。

(二)輸入單元格引用

在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用滑鼠或鍵盤的方向鍵選擇單元格。單元格地址輸入後，通常使用以下兩種方法來改變引用的型別：

1.在單元格地址的列標和行標前直接輸入“$”符號。

2.輸入完單元格地址後，重複按“F4”鍵選擇合適的引用型別。

(三)跨工作表單元格引用

跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿裡共他工作表中的單元格，又稱三維引用，需要按照以下格式進行跨表引用：工作表名!資料來源所在單元格地址

(四)跨工作簿單元格引用

跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱外部引用，需要按照以下格式進行跨工作簿引用：

【工作簿名】工作表名資料來源所在單元格地址

三、函式的應用

在Excel中，利用函式可以快速執行有關計算。

函式的基本格式是：函式名(引數序列)。引數序列是用於限定函式運算的各個引數，這些引數除中文外都必須使用英文半形字元。函式只能出現在公式中。(～)常用函式

1.統計函式(1)MAXMAX(numberl，number2，……)用於返回數值引數中的

最大值，忽略引數中的邏輯值和文字。

(2)MIN

MIN(numberl，number2，……)用於返回數值引數中的

最小值，忽略引數中的邏輯值和文字。

(3)SUM

SUM(numberl，number2，……)用於計算單元格區域中

所有數值的和。(4)SUMIFSUMIF(range，cdteria，sum range)用於對滿足條件的單

元格求和。

(5)AVERAGE

AVERAGE(number/，nuraber2，……)用於返回引數的

算術平均值。

(6)AVERAGEIF

AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用於

返回某個區域內滿足給定條件的所有單元格的算術平均值。(7)COUNT

COUNT(valuel，value2，……)用於計算包含數字的單

元格以及引數列表中數字的個數。

(8)COUNTIF

COUNTIF(range，criteria)用於對區域中滿足單個指定條

件的單元格進行計數。2.文字函式

(1)LEN

LEN.(text)用於返回文字字串中的字元數。(2)RIGHT

RIGHT(text，num_chars)用於從文字字串中最後一個

字元開始返回指定個數的字元。

(3)MID

MID(text，start_hum，num_chars)用於返回文字字串

中從指定位置開始的指定數目的字元。

(4)LEFT

LEFT(text，num chars)用於返回文字字串中第一個字

符開始至指定個數的字元。

3.邏輯函式正

1F(109ical_test，value—if_true，value_if_false)用於判斷“logical_test”的內容是否為真，如果為真則返回“value_if_true”，如果為假則返回“value if_false”的內容。

4查詢與引用函式

(1)IDOKUP

L()oKuP函式用於返回向量(單行區域或單列區域)或陣列中的數值。它具有兩種語法形式：向量形式和陣列形式。

向 量形式：LoOKuP(100kup value，lookup_vector，result_vector)用於在單行區域或單列區域(稱為“向量”)中查詢值，然後返回第二個單行區域或單列區域中相同位置的值。陣列形式：LOOKUP(100kup_value，array)用於在陣列的第一行或第一列中查詢指定的值，並返回陣列最後一行或最後一列內同一位置的值。陣列是指用於建立可生成多個結果或i對在行和列中排列的一組引數進行運算的單個公式。陣列區^共用一個公式;陣列常量是用作引數的一組常量。

(2)INDEX

INDEX(array，row nora，eolumn_num)用於返回表格或陣列中的元素值，此元素由行號和列號的索引值給定。

(3)MATCH

MATCH(100kup_value，lookup_army，match_type)用於在單元格區域中搜索指定項，然後返回該項在單元格區域中的相對位置。

5.日期與時間函式

(1)YEAR：YEAR(serial_number)用於返回某日期對應

的年份。

(2)MONTH：MONTH(serial_number)用於返回某日期

對應的月份，介於l到12之間。

(3)DAY：DAY(serial_number)用於返回某日期對應的

天數，介於1到31之間。

(4)NOW：NOW()用於返回當前的日期和時間。(二)基本財務函式

1.SLN

SLN(cost，salvage，life)用於返回某項資產以直線法計

提的每一期的折舊值。

cost是必需引數.指固定資產原值。salvage是必需引數，指固定資產的殘值。life是必需引數，指固定資產的折舊期數。2.DDB

DDB(cost，salvage，life，period，factor)用於使用雙倍

餘額遞減法或其他指定的方法，計算一項固定資產在給定期間內的折舊值。

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cost是必需引數，指固定資產原值。salvage是必需引數，指固定資產的殘值。life是必需引數，指固定資產的折舊期數。period是必需引數，指需要計算折舊值的期間。period必須使用與life相同的單位。factor是可選引數，指餘額遞減速率。如果factor被省略，則預設為2，即使用雙倍餘額遞減法。

3.SYD

SYD(cost，salvage，life，per)用於返回某項資產按年數總和折舊法計算的在第。per”期的折舊值。

cost是必需引數，指固定資產原值。salvage是必需引數，指固定資產的殘值。life是必需引數，指固定資產的折舊期數。per是必需引數，指第幾期，其單位必須與life相同。

第四節資料清單及其管理分析

一.資料清單的構建

(一)資料清單的概念

Excel中，資料庫是通過資料清單或列表來實現的。

資料清單是一種包含一行列標題和多行資料且每行同列資料的型別和格式完全相同的Excel工作表。

資料清單中的列對應資料庫中的欄位，列標誌對應資料庫中的欄位名稱，每一行對應資料庫中的一條記錄。

(二)構建資料清單的要求

為了使Excel自動將資料清單當作資料庫，構建資料清單的要求主要有：

1、列標誌應位於資料清單的第一行，用以查詢和組織資料、建立報告。

2、同一列中各行資料項的型別和格式應當完全相同。

3、避免在資料清單中間放置空白的行或列。但需將資料清單和其他資料隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。4·儘量在以張工作表上建立一個數據清單。

二.記錄單的使用

(一)記錄單的概念

記錄單又稱資料記錄單，是快速新增、查詢，修改或刪除資料清單中相關記錄的對話方塊。(二)通過記錄單處理資料清單的記錄

1·通過記錄單處理記錄的優點

通過記錄單處理記錄的優點主要有：介面直觀.操作簡單

減少資料處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特另矗用於大型資料清單中記錄的核對、新增、查詢、修改或刪除2.“記錄單”對話方塊的開啟

開啟“記錄單”對話方塊的方法是：輸入資料清單的列標誌後，選中資料清單的任意一個單元格，點選“資料”選單中的“記錄單”命令。

可通過單擊以自定義方式添人“快速訪問工具欄”中的“記錄單按鈕來開啟。

“記錄單”對話方塊開啟後，只能通過。記錄單一對話方塊來輸人、查詢、核對、修改或者刪除資料清單中的相關資料，但無法直接在工作表的資料清單中進行相應的操作。

3.在“記錄單”對話方塊中輸入新記錄

在資料錄入過程中，如果發現某個文字框中的資料錄入有誤，可將游標移入該文字框，直接進行修改，如果發現多個文字框中的資料錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，游標將自動移入第一個空白文字框，等待資料錄入。

4.利用。記錄單”對話方塊查詢特定單元格

通過查詢，符合條件的記錄將分別出現在對話方塊相應列後的文字框中，“記錄狀態”顯示區相應顯示記錄的次序數以及資料清單中記錄的總條數。這種方法尤其適合於具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話方塊多個列名後的文字框內同時輸入相應的查詢條件即可。

5.利用“記錄單”對話方塊核對或修改特定記錄

查詢到待核對或修改的記錄後，在對話方塊相應列後文本

框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處於啟用狀態，可通過單擊4還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。6.利用“記錄單”對話方塊刪除特定記錄

記錄刪除後無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。三.資料的管理與分析

在資料清單下，可以執行排序、篩選、分類彙總、插入圖表和資料透視表等資料管理和分析功能。

(一)資料的排序

資料的排序是指在資料清單中，針對某些列的資料，通過。資料”選單或功能區中的排序命令來重新組織行的順序。

1.快速排序

使用快速排序的操作步驟為：

(1)在資料清單中選定需要排序的各行記錄;

(2)執行工具欄或功能區中的排序命令。

需要注意的是，如果資料清單由單列組成，即使不執行第一步，只要選定該資料清單的任意單元格，直接執行第二步，系統都會自動排序，如果資料清單由多列組成，應避免不執行第一步而直接執行第二步的操作，否則資料清單中游標所在列的各行資料被自動排序，但每一記錄在其他各列的資料並未隨之相應調整，記錄將會出現錯行的錯誤。

2.自定義排序

使用自定義排序的操作步驟為：

(I)在“資料”選單或功能區中開啟“排序”對話方塊;(2)在“排序”對話方塊中選定排序的條件、依據和次序。

(二)資料的篩選

資料的篩選是指利用“資料”選單中的“篩選”命令對資料清單中的指定資料進行查詢和其他工作。

篩選後的資料清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的資訊，使用者可以快速查詢數值。使用者不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內容，而且還能夠控制需要排除的內容。

1.快速篩選

使用快速篩選的操作步驟為：

(I)在資料清單中選定任意單元格或需要篩選的列。

(2)執行“資料”選單或功能區中的“篩選”命令，第一行的列標識單元格右下角出現向下的三角圖示;

(3)單擊適當列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。2.高階篩選

使用高階篩選的操作步驟為：

(1)編輯條件區域}

(2)開啟“高階篩選”對話方塊;

(3)選定或輸入。列表區域”和“條件區域”，單擊“確定”按鈕。

3.清除篩選

對經過篩選後的資料清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。

(三)資料的分類彙總

資料的分類彙總是指在資料清單中按照不同類別對資料進行彙總統計。分類彙總採用分級顯示的方式顯示資料，可以收縮或展開工作表的行資料或列資料，實現各種彙總統計。

1建立分類彙總

需設定採用的“彙總方式”和“選定彙總項”的內容，資料清單將以選定的“彙總方式”按照“分類欄位”分類統計，將統計結果記錄到選定的“選定彙總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現分級檢視彙總結果。

2.清除分類彙總

開啟。分類彙總”對話方塊後，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類彙總。

(四)資料透視表的插入

資料透視表是根據特定資料來源生成的，可以動態改變其版面佈局的互動式彙總表格。資料透視表不僅能夠按照改變後的版面佈局自動重新計算資料，而且能夠根據更改後的原始資料或資料來源來重新整理計算結果。

1.資料透視表的建立

單擊“資料”選單中的“資料透視表和資料透檢視…”命令項，接著按“資料透視表和資料透檢視嚮導”提示進行相關操作可建立資料透視表。

資料透視表的佈局框架由頁欄位、行欄位、列欄位和資料項等要素構成，可以通過需要選擇不同的頁欄位、行欄位、列欄位，設計出不同結構的資料透視表。

2.資料透視表的設定

(1)重新設計版面佈局。在資料透視表佈局框架中選定已拖入的欄位、資料項，將其拖出，將“資料透視表字段列表”中的欄位和資料項重新拖至資料透視表框架中的適當位置，報表的版面佈局立即自動更新。

(2)設定值的彙總依據。值的彙總依據有求和、計數、平均值、最大值、最小值、乘積、數值計數、標準偏差、總體偏差、方差和總體方差。

(3)設定值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。

(4)進行資料的篩選。分別對報表的行和列進行資料的篩選，系統會根據條件自行篩選出符合條件的資料列表。

(5)設定報表樣式。資料透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用於Excel2003，單擊“格式”選單後進入)或“套用報表格式”(適用於Excel2013)按鈕選用系統自帶的各種報表樣式，也可通過設定單元格格式的方法自定義報表樣式。(五)圖表的插入

框選需要生成圖表的資料清單、列表或者資料透視表，選擇“插入”選單中的“圖表”選單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。

圖表不僅可以根據需要分別輸入標題和各軸所代表的資料含義，而且可以適當調整大小及其位置。